Мессенджер «Экзарх» – это три разных мессенджера, переключаясь между которыми пользователь меняет исполняемую им роль:

Первый – в персональном мессенджере пользователь действует от имени своей персоны.
Второй – в должностном мессенджере пользователь действует от имени назначенной ему должности организации.
Третий – в офисном мессенджере пользователь действует от имени всей организации в лице назначенной ему руководящей должности.

Продукт имеет, как мобильную версию, так и веб версию. Мобильная версия является упрощением веб-версии продукта. В ней отсутствуют функции управленческого сервиса, связанные с управлением структуры организации, созданием должностей и назначением на них персон. Чтобы воспользоваться всеми сервисами продукта пользователю необходимо использовать веб-версию продукта

После авторизации каждый пользователь попадает в свой персональный мессенджер, выделенный зеленым цветом. Если пользователю в какой-либо организации назначена должность, то из персонального мессенджера он может перейти в свой должностной мессенджер, выделенный синим цветом. Если назначенная пользователю должность является руководящей, то из должностного мессенджера он может перейти в офисный мессенджер, выделенный малиновым цветом.

Для переключения из персонального мессенджера в должностной пользователь использует панель навигации, где выбирает организацию с должностью, которая ему назначена. Из должностного мессенджера пользователь может вернуться в персональный мессенджер или переключиться в офисный мессенджер, если ему доступен соответствующий переключатель.

Для входа в персональный мессенджер Экзарх пользователь должен себя авторизовать с помощью логина и пароля. В качестве логина в Экзархе может быть использован не только никнейм, но и номер мобильного телефона или уникальный Экзарх адрес, который выдается каждой персоне, должности или офису организации. Забытый пароль пользователь может всегда восстановить с помощью СМС, отправленного на его номер мобильного телефона. Для перехода в должностной или офисный мессенджер дополнительная авторизация не требуется, поскольку она контролируется самой организацией через управленческий сервис назначения персон на должности.

Персональный мессенджер Экзарх предназначен для реализации обычных функций персональных мессенджеров типа Вайтсап, Телеграм, Вайбер, являющихся его прототипами. Однако в отличие от своих прототипов персональный мессенджер Экзарх различает переписку с персонами от переписки с организациями. Поэтому, войдя в персональный мессенджер в первый раз, пользователь должен настроить список своих контактов, отдельно для персон и отдельно для организаций, добавив их из зарегистрированных в системе Экзархе. В целом функционал персонального мессенджера Экзарх не значительно отличается от функционала мессенджеров – прототипов. Однако персональный мессенджер Экзарх имеет и кардинально новые возможности.

Первое. Если какая-либо организация назначит персону на любую из своих должностей, то эта организация автоматически появится, как в панели выбора организаций, так и в списке контактов персоны. Выбрав в панели навигации организацию с назначенной ему должностью, пользователь перейдет в должностной мессенджер, где ему будет доступны все сотрудники его организации и откуда он может перейти в офисный мессенджер, если его должность руководящая. В случае снятия персоны с должности, вход в должностной и офисный мессенджеры соответствующей организации в панели навигации будет автоматически закрыт.

Второе. Персональный мессенджер Экзарх предоставляет любой персоне регистрировать (создавать) в системе новые организации. Эти новые организации будут его личными организациями и будут полностью подконтрольны их создателю до момента изменения статуса этой организации на юридическое лицо. При этом персона – создатель организации будет автоматически назначена руководителем этой организации и соответственно сможет войти в должностной и офисный мессенджер, назначенной ему должности руководителя через панель навигации, где новая организация появится автоматически. Также персона, создавшая организацию, может в любое время назначить ее руководителем любую другую персону или вообще удалить эту организацию из системы.

Третье. Персональный мессенджер Экзарх предоставляет любой персоне возможность поиска вакансий среди уже зарегистрированных в системе организаций и прямого к ним обращения с целью найма на работу.

Должностной мессенджер Экзарх предназначен для обеспечения безопасного и конфиденциального обмена сообщениями и файлами всех без исключения сотрудников внутри каждой отдельной организации, зарегистрированной в системе.

Пользователь, который вошел в свой должностной мессенджер, видит все должности, подразделения и конференции своей организации в виде иерархического дерева организационной структуры предприятия, включая назначенную ему должность. Оргструктура является списком всех должностных контактов должностного мессенджера, выбрав которые пользователь сможет вести переписку и обмен файлами исключительно внутри организации, а также просматривать данные профилей всех подразделений, конференций, должностей и назначенных на них персон.

Функционал должностного мессенджера учитывает тот факт, что служебная переписка имеет особый массовый характер. Каждое сообщение можно сделать архивным (не удаляемым), в противном случае сообщение автоматически будет перенесено в корзину через срок, настроенный офисом организации. Сообщения из корзины также удаляются из системы автоматически через срок, заданный офисом.
Все отправленные или полученные файлы всегда хранятся на серверах системы и их незачем хранить на устройствах пользователя. Доступ к этим файлам организован с помощью встроенного менеджера файлов. Все внутрикорпоративные сообщения и файлы защищены автоматическим шифрованием, которое включается как дополнительная платная опция. Таким образом, для каждой зарегистрированной в системе организации образуется отдельное цифровое пространство для служебного безопасного взаимодействия всех без исключения ее должностей и безопасного хранения их переписки и файлов.

Должностной мессенджер Экзарх предназначен исключительно для служебной переписки, которая принадлежит организации и подконтрольна руководителям организации. Для личной переписки, которая защищена любым законодательством любой страны, пользователь должен использовать свой персональный мессенджер Экзарх, в который он в любое время может перейти из должностного мессенджера и обратно в один клик.
В случае, если организационная структура организации велика, пользователь в своем должностном мессенджере может настроить свой собственный список должностных контактов «Мои контакты».

Офисный мессенджер является специальным мессенджером, предназначенным для должностей, являющихся руководителями организации. Его необходимость обусловлена тем, что руководители организаций кроме коммуникационных функций имеют множество административно-управленческих функций. Главным отличием офисного мессенджера является тот факт, что руководитель, получивший полномочия быть членом офиса, действует от имени всей организации

Офисный мессенджер Экзарх предоставляет возможность осуществления функций управления организацией, в частности, функции редактирования организационной структуры (штатного расписания), включая назначение на должность или снятие с должности сотрудников, формирование и редактирование должностных обязанностей, а также функции кадрового сервиса для поиска, подбора и учета персонала организаций.

Коммуникационные функции офисного мессенджера предоставляют возможность обмена сообщениями с внешними контактами: персонами и другими организациями, но от имени всей организации. Офисный мессенджер является инструментом коллективного пользования. В отличие от персонального и должностного мессенджеров им могут пользоваться одновременно все должности организации, назначенные членами офиса. Когда какая-либо персона ведет обмен сообщениями и файлами с офисом организации, то эти сообщения и файлы будут доступны всем членам офиса. Веб версия офисного мессенджера также позволяет каждой должности, являющейся членом офиса, осуществлять все административно-управленческие функции и функции кадрового сервиса.

При этом персона, находящаяся в офисном мессенджере и действующая от лица всей организации, в любое время в один клик может перейти в свой должностной или персональный мессенджер.

В должностном мессенджере Экзарх каждая должность пользуется групповыми чатами – конференциями, которые может создать/редактировать/удалять любой член офиса из офисного мессенджера. Конференция типа «Совещание» предназначена для организации чата с разными составом участников – должностей организации. Конференция типа «Новости» автоматически включает в свой состав все должности организации. При добавлении новых должностей или удалении должностей список участников этой конференций автоматически корректируется.